Use uma lista de referência
Reúna os documentos esperados por etapa, conforme o escopo e os critérios do cliente. Relacione fichas de verificação, checklists e registros aplicáveis sem adicionar exigências não confirmadas.
Descreva a pendência com precisão
Prefira descrições como “falta identificar a revisão da ficha” em vez de “documentação incompleta”. Inclua a referência do arquivo para que a equipe encontre o item rapidamente.
Registre os encaminhamentos
Mantenha situação, responsável informado, prazo alinhado e observações. Separe documento solicitado, recebido, em conferência e encerrado para tornar o acompanhamento compreensível.
Feche com evidência
Atualize a situação quando o documento corrigido for recebido e conferido conforme os critérios combinados. Preserve o histórico de revisões e a referência do arquivo final.
O que separar
- Documento ou atividade de referência
- Descrição objetiva da pendência
- Responsável e prazo alinhados
- Situação atualizada
- Arquivo que demonstra o encerramento
Conteúdo orientativo. O escopo e os critérios de cada trabalho devem ser alinhados com o cliente e a equipe responsável.